Hóa đơn là một chứng từ ghi lại nội dung của một giao dịch phát sinh khi doanh nghiệp kinh doanh nên sự chính xác của hóa đơn là rất quan trọng. Không chỉ lưu ý khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử thông qua báo giá dịch vụ hóa đơn điện tử mà kế toán còn cần cẩn thận, tỉ mỉ khi viết hóa đơn GTGT. Một trong những nội dung bắt buộc thể hiện trên hóa đơn đó là ký hiệu mẫu số hóa đơn GTGT. Quy định cụ thể về vấn đề này được thể hiện như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
1. Các quy định của pháp luật về ký hiệu mẫu số hóa đơn GTGT
a. Khái niệm
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là một trong những nội dung bắt buộc thể hiện trên hóa đơn GTGT theo quy định của pháp luật.
Cụ thể, đây là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
b. Quy định của pháp luật về ký hiệu mẫu số hóa đơn GTGT
Ký hiệu mẫu số ký tự hóa đơn có 11 ký tự bao gồm:
– 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn;
– Tối đa là 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hoá đơn;
Cụ thể, đối với hóa đơn GTGT thì tên hóa đơn được ký hiệu là GTKT.
– Số liên của hóa đơn được thể hiện thông qua 01 ký tự tiếp theo;
Mỗi hóa đơn có thể có nhiều liên, nhưng tối thiểu phải là 2 liên và tối đa là 9 liên. Nhìn vào ký tự này (ký tự thứ 7) có thể biết được số liên mà tổ chức kinh doanh phát hành đối với loại hóa đơn này.
– Để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn, 01 ký tự tiếp theo là dấu “/”.
– Số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn được thể hiện ở 03 ký tự tiếp theo.
Một hóa đơn cũng có thể có nhiều mẫu và 03 ký tự cuối cùng của dãy ký tự thể hiện số thứ tự của mẫu đang được áp dụng.
Lưu ý: Số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hoá đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hoá đơn; nhu cầu sử dụng hoá đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý.
Đối với tem, vé, thẻ: Doanh nghiệp bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại doanh nghiệp có thể tự quy định nhưng không được vượt quá 11 ký tự. Cụ thể như sau:
– Ký hiệu 01/: sử dụng cho tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT.
– Ký hiệu 02/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng sử dụng ký hiệu này.
Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy
Nội dung nào không bắt buộc có trên hóa đơn GTGT?
2. Tham khảo thêm quy định về ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in, đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành:
– Phân biệt các ký hiệu hóa đơn thông qua 2 ký tự đầu tiên. Ký tự phân biệt sẽ gồm có hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt đó là: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
– 3 ký tự cuối cùng sẽ thể hiện năm thông báo phát hành hoá đơn và hình thức hoá đơn. Năm thông báo phát hành hóa đơn chính là hai số cuối của năm thông báo phát hành;
Ký hiệu của hình thức hoá đơn: 3 ký hiệu được sử dụng cụ thể là E: Hoá đơn điện tử, T: Hoá đơn tự in, P: Hoá đơn đặt in;
– Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).