Hóa đơn điện tử đang dần khẳng định vai trò của mình trong doanh nghiệp khi được áp dụng phổ biến hơn trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, còn khá nhiều kế toán còn bỡ ngỡ khi sử dụng hóa đơn điện tử với các câu hỏi được đặt ra là hóa đơn điện tử có cần bảng kê không, hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có giá trị pháp lý như thế nào,… Về nguyên tắc, doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình lưu thông. Kế toán cần phân biệt rõ hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy không phải là hóa đơn giấy.
1. Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy
Theo Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, bên bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.
Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
a. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử
– Chỉ được chuyển đổi 1 lần từ hóa đơn điện tử sang giấy.
– Hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa phải tuân thủ các quy định về điều kiện chuyển đổi, tính pháp lý, ký hiệu hóa đơn tại Khoản 2,3,4, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
– Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ quá trình lưu trữ cũng phải tuân thủ các quy định về chuyển đổi tại Khoản 2,3,4, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
b. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng những điều kiện sau (Khoản 2, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC):
– Cần phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
– Có ký hiệu riêng xác nhận cho việc đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn chuyển đổi.
c. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đáp ứng đúng và đủ các yêu cầu sau:
– Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.
– Hóa đơn đã được chuyển đổi cần có ký hiệu riêng để xác nhận.
– Có đầy đủ chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
2. Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
Hai loại hóa đơn này khác nhau ở các điểm:
– Mẫu: Số liên của Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0.
– Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E, còn hóa đơn giấy là P.
– Chữ ký: Chữ ký trên hóa đơn giấy thông thường phải thực hiện ký bằng tay nhưng với hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Nội dung nào không bắt buộc có trên hóa đơn GTGT?
Hướng dẫn làm tờ khai quyết toán TNDN năm trên phần mềm HTKK
– Hình thức: Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Trong khi đó, những thông tin trên lại được ghi bằng tay, bút mực với hóa đơn giấy thông thường.
Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy là thao tác khá quan trọng, nhất là khi làm sổ sách, chứng từ, báo cáo tài chính. Kế toán cần lưu ý để không vi phạm quy định của pháp luật.